Et on fait briller la donnée - Épisode 5 by Les TA de Welcome to the Jungle
Dans l'épisode précédent, on vous partageait toutes nos recos concernant la donnée. Nos KPIs favoris, à quoi ça sert la donnée dans le recrutement, ce qu'il faut regarder et nous avons même abordé les analytics. Bien, maintenant comment actionner cette donnée ? C'est ce qu'on va voir aujourd'hui, dans le dernier épisode de notre série (nous aussi, on a la larme à l'œil rien que d'y penser...).
La donnée pour faire du suivi
Et oui, ça paraît bête comme ça mais la donnée peut vraiment vous aider dans vos suivis, que ce soit avec vos hiring managers et les personnes conduisant les entretiens, qu'entre vous, dans votre équipe Talent Acquisition. On vous explique.
Entre TA, all for data
Chez Welcome, on regarde régulièrement nos KPIs et on les partage en réunion d'équipe hebdo afin d'identifier de potentielles alertes. Si par exemple on remarque qu'un poste s'avère complexe à pourvoir, ou prend du temps, nos réunions sont le moment opportun pour aller creuser la donnée et comprendre ce qu'il peut se passer. On échange entre nous sur les données clés d'un recrutement et on analyse ensemble tous les éléments en notre possession pour comprendre comment rectifier le tir. Par exemple :
• on va s'intéresser à notre market mapping. C'est notre base de données de chasse. On y regroupe les infos sur les profils, les liens utiles et tout notre suivi de chasse. Croiser la donnée va nous permettre de voir nos marges de manœuvre parfois difficiles à identifier sans donnée. Ainsi, on va être capable de cibler les relances possibles, d'identifier les entreprises où nous ne sommes pas allées chasser encore. Ça nous ouvre des perspectives que l'on n'aurait pas identifiées sans ce travail préalable, et nous permet de nous renouveler.
• Pour nos bilans. La donnée est clé pour nos bilans de recrutement et voir comment on peut progresser. On identifie ensemble des axes potentiels d'amélioration et on va aller regarder nos données. Par exemple, on s'est récemment intéressées à notre temps de réponse moyen aux candidat·es. Plutôt que de calculer ça au doigts mouillé, on est allées regarder dans notre ATS Welcome to the Jungle pour sortir la donnée. Ensuite, on en tire des conclusions et des pistes pour le futur. Cette étape est cruciale car ça nous permet de voir si la donnée récoltée est cohérente avec notre promesse candidat, l'expérience que nous souhaitons leur proposer et par extension, notre marque employeur.
Hiring managers, interviewers... dites-leur tout !
Et oui, la data ça se partage ! Dommage de garder tous les enseignements à en tirer pour soi, non ? Surtout que partager la donnée peut vous aider à prêcher pour votre paroisse quand c'est nécessaire. Tout est une question de savoir la présenter.
Alors, comment et pourquoi partager la data avec les parties prenantes d'un recrutement ?
• D'abord car ça permet de donner de la visibilité sur les avancements d'un recrutement, de casser de potentiels mythes. Vos hiring managers ne rencontrent pas toujours beaucoup de candidat·es en entretien. De là à en conclure pour eux qu'ils ne voient pas assez de personnes, il n'y a qu'un pas. Sauf que ce qu'ils ou elles ne savent pas toujours, c'est que vous, vous en avez vu des talents et un paquet même. Vous avez minutieusement sélectionné les personnes à leur présenter et qui avanceront dans le process. Alors faites un récap, donnez des stats. Ça permettra de rassurer les équipes et de mettre en lumière votre travail.
• Car oui, c'est aussi l'occasion de montrer le travail fourni. Au-delà du suivi et des informations importantes à partager, communiquer auprès des différentes personnes impliquées dans le recrutement d'un profil, c'est aussi communiquer sur son travail. Et ça c'est clé pour votre image, celle de votre équipe mais aussi pour votre carrière !
• Un autre avantage et de taille, la donnée vous permet de convaincre. Imaginez, vous avez épuisé votre vivier pour un poste et vous souhaitez proposer un ou une candidat·e qui ne correspond pas forcément à la scorecard que vous aviez établie préalablement. Vous savez qu'il va vous falloir convaincre alors aidez-vous de la donnée ! Rien ne peut contrecarrer la donnée. Préparez par exemple un mail récapitulatif avec le nombre de talents approchés proactivement par vos soins, combien ont postulé, ont été reçus en entretien RH, combien le ou la hiring manager en a vu, combien se sont désistés en cours de process (avec un détail des raisons)... Ça vous permettra de montrer qu'il est peut-être temps d'ouvrir les chakras.
• Partager vos stats, c'est aussi l'opportunité de créer des conversations. Et oui, c'est une étape clé dans la relation avec les parties prenantes de vos recrutements. De ces discussions peuvent découler des idées auxquelles on n'avait pas pensé, des réflexions qui peuvent faire avancer le processus... Bref, à plusieurs on est plus fort, alors il faut partager.
Mettre en place des rituels en 2 temps, 3 mouvements
Alors, on vous voit venir, entre la routine du quotidien, tous les entretiens à faire passer, la chasse, le suivi... Le partage des données peut vite passer à la trappe et on ne vous blâme pas ! Pour éviter de se laisser déborder et s'assurer d'une certaine régularité, notre conseil : mettre en place des rituels.
• De l'importance de la régularité
→ Notre meilleur conseil ? Fixez-vous un jour et une heure précise dans votre agenda pour partager vos avancements et vos chiffres clés. Sans ça, on se fait si vite rattraper par les tâches de sa to do et l'on peut vite oublier d'une semaine à l'autre (ou d'un mois à l'autre, tout dépend de la fréquence que vous souhaitez mettre en place) de préparer son suivi. C'est un rendez-vous pour vous, pour penser à le préparer, mais aussi pour vos destinataires. La régularité et la ponctualité vont créer un rendez-vous qu'ils vont attendre et accueillir avec joie. Non seulement vous apportez de la transparence mais vous encouragez également l'engagement de toutes les personnes impliquées en interne dans le processus de recrutement.
• Les bons canaux de comm font les bons amis
→ Vous avez défini le moment de votre rituel ? Maintenant, définissez son format. Mieux, renseignez-vous auprès des hiring managers et des personnes qui vont mener les entretiens pour leur demander les canaux de communication qu'ils et elles préfèrent. Slack ? Email ? Point de 10 minutes ? En vous adaptant vous augmentez vos chances d'être lu·e et entendu·e et donc d'être efficace.
• Laréunion de lancement, pour partir sur de bonnes bases
→ Finalement un recrutement, c'est un peu comme un projet, avec des étapes, différentes personnes impliquées, des points etc. Alors comme pour tout projet, une réunion de lancement (ou kickoff) peut s'imposer. On en profite pour réunir toutes les personnes impliquées dans ce process d'évaluation (Hiring Manager, Interviewers, ...) et partager le même niveau d'information à chacun et chacune. C'est le moment de créer une vision commune, de cerner les attentes, de définir les rôles, la feuille de route, de présenter la scorecard et tout ce qui va suivre. Pour cette réunion, le plus vous êtes préparé·e, le mieux c'est. Vous couvrez ainsi un maximum de sujets et vous posez le décor (et votre crédibilité).
C'était (déjà !) le dernier épisode de cette série ! Surveillez vos boîtes mails, une toute nouvelle série va arriver fin mai sur le recrutement responsable. Jean-Michel Talent posera ses valises chez une nouvelle experte...
À très vite !
Et on fait briller la donnée - Épisode 5
by Marine Peron, Faustine Ducoulombier,
Fattoum Khadraoui, Leslie Malem, Talent Acquisition Managers chez Welcome to the Jungle
