Data un jour, data toujours - Épisode 4
by Les TA de Welcome to the Jungle

Ah les chiffres... En recrutement, ils ont aussi leur rôle, comme dans beaucoup de métiers d'ailleurs. Alors gare à vous : on met le paquet sur l'analyse de ses recrutements, c'est aussi important que vos recrutements, oui oui. On vous voit venir, vous nous direz :
· Pourquoi s'intéresser à la donnée ?
· Par quoi on commence ?
· Quels indicateurs de performance suivre ? 

Tant de questions et tant de mystères que nos TA vont tâcher de résoudre, c'est parti !

À quoi ça sert la data dans le recrutement ?

S'intéresser aux chiffres liés à vos recrutements, c'est vous permettre de confirmer (ou d'infirmer) des intuitions, d'identifier des pistes d'amélioration concrètes et de mettre du factuel dans un univers où l'émotionnel peut vite prendre beaucoup de place.

S'il y avait une chose à retenir : les chiffres doivent être la base de toute prise de décision. Donc notre premier conseil, c'est de tout voir sous le prisme des chiffres.

Vous avez le sentiment que quelque chose cloche ou pourrait être amélioré ? Réflexe : on regarde les chiffres.

Fin de quarter, fin d'année, vous faites le bilan ? Réflexe : on regarde les chiffres.

Vous souhaitez faire évoluer vos méthodes ou vos outils ? Réflexe : on regarde les chiffres.

Bref, la data c'est vraiment la clé de voûte de votre travail car c'est grâce à elle que vous pouvez vous améliorer et progresser.

Ok, mais on regarde quoi au juste ?

Maintenant que c'est dit, c'est vrai qu'il faut qu'on précise. Parce que regarder des chiffres, c'est bien joli, encore faut-il savoir lesquels et pourquoi. Un conseil, ne vous lancez pas dans de l'analyse sans un objectif clair. Sinon vous risquez de vous perdre dans les méandres de la donnée. Par exemple : 

• on souhaite connaître le temps passé par recrutement pour mesurer notre efficacité,

• on voudrait comprendre si notre politique de parité, de diversité et inclusion se reflète dans nos recrutements. 

C'est vraiment très important de définir vos objectifs car c'est ce qui vous guidera tout au long de votre analyse. Donc avant même de définir une liste d'indicateurs (ou KPIs) posez-vous systématiquement cette question : qu'est-ce qu'on cherche à savoir ?

Parce qu'on se le dise, collecter la donnée ok, mais la collecter pour la collecter, c'est sans grand intérêt. L'objectif derrière, c'est bien d'en faire quelque chose ! C'est de transformer ces données en conclusions, en axes d'amélioration et en plans d'actions.

Nos indicateurs chouchous 

Entrons dans le vif du sujet ! Vous avez défini vos objectifs, bravo ! Maintenant, que regarde-t-on ? Pour vous aider, on vous liste nos indicateurs favoris : 

• Le pass-through rate

→ Ici on cherche à connaître le taux de conversion (de succès en somme) entre chaque étape du funnel de recrutement. L'enjeu est de comprendre pourquoi on perd des candidat·es en cours de route, entre la réception de la candidature (inbound) ou l'acceptation de la sollicitation (outbound) par exemple, et le premier entretien téléphonique. Puis entre le premier entretien téléphonique et l'entretien avec le hiring manager et ainsi de suite.

Cet indicateur va vous permettre d'identifier les éventuelles étapes qui représentent un blocage et les pistes à explorer. Par exemple, si le taux de validation est particulièrement bas entre vos premiers entretiens de screening et l'entretien avec le·la manager, peut-être que la scorecard est à revoir ? La sélection des candidat·es faite par les TA est-elle alignée avec les attentes sur le poste ? Le TA doit il re passer du temps avec le ou la Hiring Manager pour déterminer les questions à poser en premier entretien et les réponses attendues ?

Autre exemple : cette fois-ci c'est l'étape du cas pratique qui voit le taux de conversion à l'étape suivante s'effondrer. On peut envisager plusieurs pistes. Le cas en lui-même d'abord, est-il trop long ? Trop complexe ? Les personnes impliquées dans le processus de recrutement et qui revoient le cas ont-ils toutes et tous les mêmes attentes ? Ces attentes sont elles formalisées ? Sont-ce les candidats qui abandonnent le processus de recrutement à ce stade ? Pour creuser, envisagez de sonder un·e ou deux candidat·es pour comprendre ce qui bloque. Allier analyse quantitative et qualitative est toujours une bonne chose !

Pourquoi c'est important ? Pour éviter d'entrer dans une boucle temporelle qui se répète sans fin ! Avec ce type d'analyses, vous pourrez mener des actions correctives pour trouver la personne idéale.

Et plus il y aura de données et d’occurrences de suivi, plus à terme cela pourra permettre de prédire l’effort temps nécessaire pour un poste spécifique. Par exemple, grâce à votre analyse vous avez pu constater que pour un recrutement de Software Engineer vous avez besoin d'avoir 7 personnes en process environ pour obtenir une offre.

À la clé, des recrutements plus efficaces, tout le monde y gagne !

• Le mishire 

→ Là on s'intéresse à la part des recrutements qui n'ont pas abouti sur le long terme. Très souvent on se focalise sur les périodes d’essai et on suit :

• les départs à l'initiative du talent,

• les départs à l'initiative de l'entreprise.

C’est une donnée déjà très intéressante, mais on peut pousser le suivi plus loin en suivant tous les départs avant une année d’ancienneté. L’enjeu est d’identifier les profils recrutés mais dont l'ancienneté sera courte. On peut faire émerger alors ce que l’on appelle un “départ regretté”, c'est-à-dire une personne qui souhaite quitter l'entreprise mais que l’on aurait aimé garder si elle n’avait pas exprimé cette envie.

À nouveau, vous avez la donnée, mais on vous recommande d'aller plus loin et de comprendre les raisons de ces départs anticipés afin d’adapter, pour le prochain recrutement, une mesure corrective : revoir la fiche de poste, mieux présenter le contexte, organiser des rencontres candidat·es/équipes lors d'un café informel... 

• La représentativité homme-femme

→ Souvent, on connaît la proportion hommes / femmes dans l'entreprise d'autant plus qu'on communique dessus via sa marque employeur. On vous propose d'aller plus loin et de vous pencher sur la diversité au sein des équipes car ça peut vous aider dans vos recrutements. Par exemple, est-ce que dans l'équipe Tech on arrive à apporter la même diversité que dans l'équipe commerciale ? En fonction de la réponse, il faut ensuite aller creuser pour comprendre les causes d'un tel écart et voir comment on peut le réduire, par exemple, lors du sourcing de talents.

Une fois que l'on a identifié les points d'alerte, il faut aller regarder côté recrutement. La représentativité homme-femme est-elle bien en place dans le sourcing de candidat·es ? Dans les candidatures ? Et à chaque étape du processus de recrutement ? 

Cela va vous permettre d'aller le plus en amont possible et d'essayer de réduire l'écart à la source.

• Le time to... 

→ Process et time to start : Ici on s'intéresse au temps qu'il faut entre la candidature et l'acceptation de l'offre, puis le temps entre l'acceptation de l'offre et le 1er jour du talent dans l'entreprise.

Pourquoi c'est intéressant ? On va pouvoir voir notre vélocité (ou son absence) pour engager un·e candidat·e de bout en bout et encore une fois mettre en place des actions pour réduire les temps entre chacune de ces étapes. 

→ Time to fill : un indicateur assez proche qui va permettre de connaître le temps nécessaire à un rôle à être pourvu. Ici c'est intéressant de le calculer par équipe et de manière globale. En effet, votre time to fill à l'échelle de l'entreprise peut être bon mais cacher un time to fill plus long dans une équipe. Un temps long peut avoir plusieurs explications qu'il faut alors étudier : inadéquation entre le budget alloué au poste et le profil sélectionné ? Rôle plus niche qu'anticipé ? Faible attractivité de l'offre ou même de l'entreprise ?

→ Time to accept : plus niche mais il est tout aussi intéressant de suivre le nombre de jours nécessaires entre l’offre faite et l’acceptation. Une offre acceptée “on the spot” est potentiellement gage d’un bon closing. À l'inverse, si c'est long, il faut chercher à comprendre pourquoi.

• La source de vos candidatures

→ Savez-vous d'où viennent vos profils ? Là encore, vous pouvez avoir une approche globale ou bien par équipe. De notre côté, on vous recommande les deux. Trop souvent les performances globales peuvent cacher une sous-performance quelque part.

Revenons à nos moutons. La source de vos candidatures est un indicateur très important. Il va vous permettre de savoir si les profils sont issus de la chasse (outbound), de candidatures reçues (inbound), du referral mais aussi depuis quelles plateformes, via quelles campagnes s'il y en a. 
Par exemple, une forte part des candidatures provenant de l'inbound indique une bonne attractivité de l'entreprise et une marque employeur forte. En revanche, il faut prendre en compte la séniorité du poste. Plus on recrute à un niveau senior, plus c'est complexe, plus la part d'outbound est forte.

• L'ENPS ou Employee Net Promoter Score version candidat·es

→ Chez Welcome to the Jungle, on envoie systématiquement un questionnaire de satisfaction à nos candidat·es. Ce questionnaire a deux objectifs : recueillir le feedback sur le process de recrutement (qu'il ait été concluant ou non) et de suivre notre score ENPS. 

De la donnée à l'analytics, il n'y a qu'un pas

Voilà vous avez votre liste d'indicateurs de performance pour la partie recrutement. Quid de l'attractivité de votre entreprise et de vos offres ? Ça aussi ça se mesure !

Si vous possédez une vitrine Welcome to the Jungle, vous pouvez mesurer : votre trafic avec le nombre de visiteurs uniques, les pages vues de votre vitrine mais aussi de vos offres d'emploi, le nombre d'entre elles qui ont été ajoutées en favori par les candidat·es et le nombre de clics sur le bouton postuler. 

Autant de critères qui peuvent vous aider à redéfinir si besoin le contenu de votre offres d'emploi ou de votre vitrine. Pour nous c'est clé, on l'utilise au quotidien !

Toujours plus loin, toujours plus haut

On vous partage une petite cerise sur le gâteau. Mesurer les données liées au recrutement c'est déjà vraiment top. À l'attractivité, encore plus. Mais vous pouvez aller encore plus loin. Oui !

Années après années vous pouvez suivre l'évolution des talents que vous avez recrutés et leur performance lors des évaluations de fin d'année. Par exemple, sur mes X collaborateurs recrutés sur l’année 2023 :

• X% ont été évalués en surperformance,

• X% ont été évalués en très grande contribution,

• X% ont été évalués comme pouvant progresser davantage, 

• etc.

Dans la prochaine édition on abordera plus en détails les outils qui peuvent vous aider à mieux suivre la donnée et donc à gagner en temps et en efficacité. On se retrouve dans 3 semaines ? 

À très vite !

Data un jour, data toujours - Épisode 4

by Marine Peron,
Faustine Ducoulombier,

Fattoum Khadraoui,
Leslie Malem,
Talent Acquisition Managers chez Welcome to the Jungle

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